善用管理工具 ─ 標出競爭力的策略拼圖

　管理大師羅伯‧柯普朗(Robert S. Kaplan)和大衛‧諾頓(David P. Norton)，推動「平衡計分卡」(Balanced Scorecard，簡稱BSC)，以績效和結果管理組織。之後提出「策略地圖」(Strategy Maps)，從公司的價值主張導出策略，再從策略落實到執行。在Web 2.0的時代，輔以IT的商業智慧方案，為客戶量身打造一套有效的系統，落實策略，快速反應內部變動和市場變化。

　企業提升競爭力和成長的重要關鍵，在於是否具有彈性的應變力和最佳化商業流程的能力。就像草原上的羚羊，不能以自己不是跑最慢的羚羊沾沾自喜，誰知也許有天獅子胃口大好，或是奔速突飛猛進，連吃好幾隻落後的羚羊。惟有隨時以靈活的攻防策略應變，羚羊才能避免成為獅子利爪下的食物。 然而，市場變化快速，許多公司面臨同樣的難題正是商業機會快速移動，公司的流程與系統並不見得能夠快速因應，或具有彈性符合公司目標。這時， IT管理工具可以扮演重要角色，因應客戶的產業特性和特殊需求，量身打造一套有效的系統，落實精實管理。

落實組織策略 掌控事業節奏
　 微軟台灣區財務長葉素秋將公司營運比為駕駛飛機，以微軟全球營運效能評估管理為例，說明財務長的任務挑戰。「高階主管就如同駕駛員，要確定飛行方向正確，掌握合宜的速度，保持適當的高度。」藉由長期策略規劃來掌握公司方向，並且根據外在環境的變化，彈性調整公司積極擴張或保守穩健的成長速度。同時，確保公司治理能跟得上事業的成長與變遷 , 維持公司永續發展和企業承諾的高度。

　 微軟以嚴謹專業的營運管理和公司治理著稱，背後是一套脈落分明、環環相扣、系統性思維架構起來的營運管理系統。每年年中，各單位歷經策略規劃流程，繼而提出18個月的縝密的營運規劃，包含財務預算規劃（Budgeting）, 業務目標設定（Quota Setting）及績效計劃 (Commitment Setting) ，並且連同全方位的平衡計分卡目標也同時出爐。微軟的策略規劃最特殊之處在於其策略都有一套 End to End 營運計劃並且有相對應的績效指標供事後評估。

　 「平衡計分卡」的作者柯普朗和諾頓指出，若無法衡量企業經營績效，便無法有效管理企業。微軟利用量身訂做的商業智慧平台，清楚掌握營運管理的事業節奏(Rhythm of Business, ROB)。每個月，區域公司把績效目標和相關決議向上回報，數據全進了資訊平台，成為日後定期追蹤的指標。此外，微軟亦嚴密監控與事業成長相關的商情指標，顯示在平台上，隨時提醒掌握企業方向的高階主管，注意產業環境的變化和公司營運績效的數據消長。 商業智慧應用系統是掌控ROB的利器，葉素秋每天透過電腦系統和全球分公司資訊同步，「所有資訊在彈指之間，全世界的成績單一覽無遺，透明度高，而且，全球看同一套成績單，在相同的標準上對話與競爭。」全世界的高階主管都看得到你的成績單，也是促進標竿學習的工具。

監控營運績效 激勵授權加碼
　 組織內部管理方面，「微軟善用榮譽心激勵表現，每個人都有許多被評分的指標，每個單位也有不同的成績單(平衡計分卡)。」葉素秋將掌控工作進展的儀表版 比喻為「財務長的百寶箱」，透過功能強大的商業智慧平台，監控畫面上的紅黃綠燈號，即可一目瞭然公司整體運作，藉著資訊平台有效掌握營運現況，不必在部門和文件間疲於奔命。藉由即時的營運數據，財務部門與事業夥伴可以評量波動變化，決定該如何調整營運方式並決定積極投資或撤回籌碼。

　 商業智慧平台也提供財務長一個即時的風險儀表板，將重大的 SOX 及 Audit 管控指標清楚的用紅黃綠燈號來提醒財務長是否一切就緒。 之後，透過這套系統，績效數據回饋考績薪酬，建立地區分公司爭取資源加速投資的良性機制。地區分公司承擔每一季目標績效，可以爭取超出預算的加碼資源，績效指標愈高，來年可爭取愈多授權，形成正向循環。

動態管理 IT扮關鍵角色
　上述看似複雜的資訊流，已是微軟內部每日常態使用的IT管理系統。綜觀企業個案，元智大學講座教授許士軍認為，以往例行化的目標管理還足以應付穩定的產業環境，在十倍速競爭的時代中，企業需要以策略觀點量身打造的動態系統，做好內部商業流程管理。

　「在動態的管理系統中，沒有成規，一切就看著辦。」這時候，「當責」(accountability)的觀念逐漸形成，指能夠計算清楚、能解釋的責任，「當責者」要能承擔全責，要確定「負責者」能完成任務。要讓每個人個就各位，在變動的商業環境中達到組織目標，IT系統扮演促進當責的重要角色。 以飲品起家的光泉牧場就是充分利用IT系統，強化商業應變能力的好例子。2004年，光泉牧場引進BSC的管理模式，加上適當的IT系統，經過兩年的嘗試摸索，最後強化企業策略地圖，為公司帶進更大效益。

　導入BSC有助於打破以往缺乏整體策略觀的弊病，然而，光泉牧場資訊長吳以忠認為，在執行過程中也要避免IT只是為個別事業單位或部門的使用需求做服務，他要求合作部門站在組織整體利益的角度考慮IT需求，並加強該項計分的加權。經過實戰的心得是，「平衡積分卡加上IT，如虎添翼，組織策略更清楚。」吳以忠肯定地說。

商業智慧應用 提升競爭力利器
　光泉旗下的產品種類眾多，每年新增產品多達30、40種。由於市場競爭，消費者喜新厭舊，商品包裝和價格一直在變化，很難累積資料。加上產品生命週期短，促銷模式多，也很難進行分析。光泉將商業智慧的應用鎖定在成本面和異態管理，透過微軟的商業智慧應用，將業務指標加入主管專用的My Site，就能以網頁隨時查看公司的營運狀況，追蹤細部資料；或利用儀表板的監控功能，對產品的異象進行預警。

　企業決策和組織管理除了有上下階層的關係之外，更重要的是要有環環相扣的必然關係。在管理2.0的時代，量身訂做的商業智慧管理資訊系統，可以有效地提供助力，幫助企業標出競爭力的策略拼圖。